Trong quá trình vận hành hệ thống email doanh nghiệp, nhu cầu gửi thông tin đến nhiều người dùng cùng lúc như phòng ban, nhóm dự án hay toàn bộ công ty là rất phổ biến. Nếu phải nhập thủ công từng địa chỉ email, việc này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót.
Để giải quyết vấn đề này, Email Server mới của vHost sẽ cung cấp tính năng Distribution List (danh sách phân phối) thông qua cơ chế Alias, cho phép Quý Khách tạo một địa chỉ email đại diện để gửi thư đến nhiều người nhận cùng lúc một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Trong bài viết dưới đây, vHost sẽ hướng dẫn Quý Khách cách tạo Distribution List trên ES và MES chỉ với vài bước đơn giản, giúp tối ưu hóa quy trình gửi email và nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống.
1. Tạo và cấu hình Distribution List #
Để có thể tạo Distribution List, Quý khách cần truy cập vào trang quản trị để có thể tạo. Sau đó, Quý Khách truy cập vào mục “Aliases” để có thể add alias
vHost sẽ giải thích các mục cần điền ở trên như sau:
- Alias address/es: Tên email chính đại diện cho Distribution List
- Goto addresses: Khai báo các danh sách email sẽ nhận được thư từ Distribution List
Trong phần cấu hình Alias trên Email Server mới, các tuỳ chọn dưới đây là chức năng nâng cao, thường dùng cho việc xử lý và huấn luyện bộ lọc spam. Đối với Distribution List thông thường, Quý Khách có thể không cần cấu hình các mục này.
- Silently discard mail: Tự động xoá email một cách âm thầm
- Learn as spam: Đánh dấu và sẽ cho hệ thống học đây là email spam khi gửi đến
- Learn as ham: Đánh dấu và sẽ cho hệ thống học đây là email hợp lệ
- Alias is visible in SOGo: Cho phép hiển thị địa chỉ Alias (Distribution List) trong giao diện webmail
- Allow to send as this alias: Cho phép người dùng gửi email với địa chỉ Alias (Distribution List)
Sau đó Quý khách có thể gửi email đến Distribution để kiểm tra các thành viên trong List có nhận được mail hay không
User 1
user 2
Theo như hình ảnh trên, vHost có test gửi email đến Distribution List thì các thành viên trong Distribution List đều nhận được email gửi đến.
2. Tổng kết #
Qua bài viết trên, vHost hy vọng Quý Khách đã nắm rõ cách tạo Distribution List (danh sách phân phối) trên hệ thống Email Server ES và MES thông qua tính năng Alias. Việc cấu hình khá đơn giản, chỉ cần khai báo địa chỉ alias và danh sách người nhận là Quý Khách đã có thể sử dụng ngay để gửi email đến nhiều người cùng lúc.
Trong quá trình sử dụng, Quý Khách nên đặt tên alias rõ ràng, kiểm tra định kỳ hoạt động gửi/nhận và đảm bảo cấu hình DNS đầy đủ để hệ thống vận hành hiệu quả, hạn chế tình trạng email bị đánh dấu spam.
Nếu Quý Khách hàng có thắc mắc gì trong quá trình thực hiện, Quý Khách có thể liên hệ qua các kênh sau:
- Tổng đài hỗ trợ khách hàng: 19006806 – phím 2
- Email: support@vHost.vn
- Ticket: https://members.vhost.vn/tickets/new/
Nếu Quý Khách có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, hãy để lại bình luận bên dưới.
